Hướng Dẫn Cách Dùng Hàm Tính Tổng Sum Trong Excel Hiệu Quả Khi Xử Lý Số Liệu

Hàm tính tổng trong excel (Hàm sum) là một trong các hàm cơ bản trong excel đem lại nhiều tiện ích cho người sử dụng. Đồng thời cũng là một hàm số học thường xuyên sử dụng trong quá trình tính tổng dữ liệu, số liệu. Các tham số sử dụng thường là số đơn lẻ hoặc những dãy ô. Trong bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng hàm sum để tính tổng và chia sẻ những lỗi thường gặp khi sử dụng hàm sum và cách khắc phục để đạt hiệu quả trong công việc.

Hàm tính tổng (hàm sum) là một trong những hàm thuộc nhóm hàm thống kê được sử dụng rất nhiều trong quá trình áp dụng excel vào công việc. Hàm này có nhiệm vụ tính toán, tính tổng,...

Cách sử dụng hàm tính tổng trong excel

Công thức hàm sum trong excel

Cú pháp lệnh hàm sum trong excel: =SUM (number 1, number 2, ...)

Trong đó: number 1, number 2, ... các đối số bạn sử dụng tính tổng

Chức năng: Tính tổng các đối số

Chú ý:

• 1 được xem là ô tính có giá trị logic TRUE, 0 được xem là FALSE
• Đối số hay tham chiếu chỉ có giá trị số trong mảng hoặc tham chiếu đó mới có thể thực hiện phép tính. Những giá trị khác trong mảng hoặc tham chiếu sẽ bị bỏ qua.

Ví dụ cụ thể sử dụng hàm sum trong excel

Ví dụ 1:

Ví dụ 2: Bảng dữ liệu tính lương cho nhân viên

Áp dụng hàm sum để tính tổng số tiền lương thực lĩnh của nhân viên. Công thức áp dụng: F10=SUM (F5:F9) chọn giá trị tất cả từ ô F5 đến F9 bạn sẽ có kết quả hiển thị như:

Những lỗi thường gặp khi sử dụng hàm sum trong excel và cách khắc phục

Trong quá trình sử dụng hàm tính tổng bạn sẽ bắt gặp một số lỗi cơ bản như:

• Hàm sum không thể đọc lệnh những giá trị số (#VALUE!), để khắc phục được tình trạng này bạn nên xây dựng một công thức và bỏ qua hàm tham chiếu có chứa lỗi để tính trung bình
• Lỗi độ rộng cột, thông báo không đủ chỗ chứa để hiển thị kết quả (#####). Cần kiểm tra lại độ trống để kết quả hiển thị đủ
• Không hiển thị chữ và không ra kết quả những số không phải số thập phân. Bạn cần kiểm tra lại định dạng cột trong Format chọn Number dạng bạn muốn. Khi đã định dạng xong, ô hiển thị chữ không thay đổi bạn ấn F2 và nhấn Enter
• Hàm sum không cập nhật, bạn cần phải chắc chắn rằng Calculation phải ở chế độ Automatic. Vào mục Formula chỉnh lại Calculation. Sau đó ấn F9 cập nhật lại trang tự động
• Một số giá trị không sử dụng được hàm sum như: giá trị hoặc dãy số có trong hàm những ô trống, chữ, hàm logic sẽ bị xóa bỏ.
• Báo kết quả (#NAME? Error) báo lỗi chính tả, ví dụ như: =sume(A2:A10) thay vì =SUM(A2:A10).

▶ XEM THÊM: Hàm thống kê trong Excel: Có tất cả bao nhiêu loại hàm?

Hàm cộng trong excel

Bạn có thể áp dụng lệnh cộng trong excel để tính tổng các số trong phạm vi hoặc một nhóm các ô, nhưng để sử dụng lệnh cộng trong excel bạn cần nắm rõ được công thức để áp dụng đúng cách tùy vào từng công việc cụ thể. Ví dụ như, khi sử dụng hàm sum lệnh cụ thể như: =SUM(A2:A6) công thức ít bị lỗi khi nhập dữ liệu hơn so với =A2+A3+A4+A5+A6.

Công thức cách cộng hàm sum trong excel cơ bản, bao gồm:

Hàm sumif và sumifs trong excel

Hàm sumif trong excel

Ứng dụng hàm tính tổng có điều kiện trong công việc

Ở phần đầu trong bài viết hướng dẫn cách sử dụng hàm sum để tính tổng bên cạnh đó bạn cũng có thể sử dụng hàm sumif để tính tổng nhưng ở hàm này là hàm tính tổng có điều kiện được áp dụng nhiều trong chuyên ngành kế toán, nhằm hỗ trợ chính xác và hiệu quả công việc cụ thể như:

• Tính tổng tiền phụ cấp của nhân viên
• Tính bảng lương cho nhân viên dựa trên điều kiện
• Kết chuyển bút toán cuối kỳ
• Lập bảng thống kê cần đối những khoản phát sinh tháng/năm, bảng nhập xuất tồn kho,... dựa vào bảng nhập liệu

Công thức dùng hàm sumif

Công thức hàm sumif trong excel: =SUMIF(range, criteria, [sum_range])

Trong đó:

• Cú pháp lệnh Bắt buộc =SUMIF(....)
• Range - Vùng chứa ô điều kiện (Bắt buộc)
• Criteria - Điều kiện dạng số, chữ, ô tham chiếu, hàm xác định, biểu thức (Bắt buộc)
• Sum_range - Vùng phạm vi cần tính tổng không giống vùng chọn điều kiện. Với đối số Sum_range bị bỏ qua thì excel tự động xác định đối số Range

Các bước sử dụng hàm sumif

Bước 1: Lựa chọn và xác định các ô chứa điều kiện

Bước 2: Nhập điều kiện cần thiết vào ô chứa

Bước 3: Chọn vùng thỏa mãn điều kiện theo công việc yêu cầu

Ví dụ: Ta áp dụng với bảng dữ liệu lương sau đây:

Nhiệm vụ, tính tổng tiền lương thực nhận cho nhân viên có thâm niên dưới 5 năm. Áp dụng công thức hàm sumif có điều kiện cho ô E15: =SUMIF(F5:F14,"<5″,E5:E14)

Hiển thị kết quả thực nhận:

▶ XEM THÊM: Cách dùng hàm sumif trong excel - Minh họa áp dụng cụ thể

Hàm sumifs trong excel

Khi áp dụng hàm sumifs trong excel để tính tổng giá trị dựa trên nhiều điều kiện. Hàm này đã được giới thiệu trong phiên bản excel 2007. Bởi vậy, bạn có thể sử dụng hàm này trên tất cả các phiên bản của Excel 2013, 2010 và 2007. So với công thức hàm sumif thì công thức của hàm sumifs có độ phức tạp cao hơn.

Công thức của hàm sumifs trong excel: SUMIFS (sum_range, criteria_range1, criteria1, [criter_range2, criteria2], ...)

Trong đó:

• Range: Điều kiện tính tổng (Bắt buộc)
• Sum_range: Một hoặc nhiều ô tính tổng (Bắt buộc)
• Riteria1: Điều kiện đáp ứng, cung cấp dưới dạng số, tham chiếu ô, biểu thức logic, hàm excel khác hoặc văn bản

Chú ý: Hoạt động của hàm sumifs với biểu tượng AND, logic có ý nghĩa là trong mỗi ô có chứa đối số sum_range chỉ được tính tổng tất cả những điều kiện được chỉ định chứa trong ô đó.