Sử Dụng Paste Trong Excel, Dùng Paste Special Di Chuyển Dữ Liệu Trong
Khi học excel, chắc chắn bạn đã trải qua bài học về cách sử dụng Paste trong Excel, và trong đó, chắc hẳn sẽ để ý có một dòng lệnh là Paste Special, vậy Paste Special có khác gì so với Paste thông thường trong Excel mà khi học Excel bạn chưa nắm rõ hay không?
Hướng dẫn sử dụng tính năng Paste trong Excel
Hơn thế nữa, liệu Paste Special liệu sẽ đem lại lợi ích gì cho người sử dụng hay việc sử dụng Excel của bạn có nhanh hơn không, tất cả sẽ được làm rõ với các tính năng mà chúng tôi liệt kê ra sau đây, giúp bạn có cái nhìn mới về việc sử dụng Paste trong Excel.
Bạn thấy toàn bộ bảng đã chuyển sang in đậm và có màu đỏ, như vậy bạn đã hoàn tất quá trình copy định dạng mà không làm mất dữ liệu.
Khi bạn copy một ô kết quả đã bao gồm các công thức nhập vào, vậy làm thế nào để dòng tiếp theo Excel sẽ tự hiểu là bạn đang tính giống dòng trên mà ban nhập công thức. Tất nhiên chúng ta sẽ không sử dụng cách kéo thả kết quả để hệ thống tự tính toán rồi. Ở đây chúng ta sẽ sử dụng Paste Special.
Như trong đề bài, chúng ta sẽ (Copy) ô F6 tức là tổng của giá trị đầu tiên
Ngay lập tức chúng ta sẽ thấy kết quả của ô phía dưới đã tự động tính tổng sau khi quy chiếu y hệt dòng đầu tiên.
Nhưng như đã nói, ví dụ trên rất đơn giản và giúp bạn hiểu cách sử dụng Paste trong Excel khi muốn Thực hiện phép tính. Bạn có thể áp dụng chúng cho những bảng tính, cột tính có đơn vị lớn hơn bảng ví dụ trên.
Đây là một trong những cách dùng paste trong Excel khá phổ biến, với cách paste thông thường chúng ta sẽ không thể copy cả chiều dài, rộng của cột mới mà phải tuân theo chỉ số cột mới. Cách để giúp bạn có một bản sao mới y hệt với các bản sao cũ là copy chiều rộng sử dụng Paste Special.
ngay lập tức, bạn sẽ có một bản sao hoàn hảo vô cùng với tính năng trên Paste Special rồi đấy.
Hoán đổi dữ liệu là cách bạn thay đổi dữ liệu theo chiều khác nhau. Từ chiều ngang sang dọc và ngược lại. Việc hoán đổi được sử dụng với nhiều mục đích, tuy nhiên trong bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách trực quan nhất về công cụ này khi sử dụng Paste trong Excel.
ngay lập tức, bạn sẽ thấy dữ liệu hàng ngang đã được chuyển về dọc rồi đấy, đây quả thực là 1 trong những công dụng rất hay của Paste Special phải không.
Có 2 ảnh với 2 kiểu hiển thị biểu đồ khác nhau, dữ liệu khác nhau. Nhiệm vụ của chúng ta là copy định dạng bên trái sang cho bên phải mà không làm thay đổi giữ liệu bên phải.
Nếu chúng ta sử dụng Copy and Paste thông thường làm, bạn sẽ thấy ở bảng bên phải không thay đổi được định dạng, mà còn bị gộp thêm cả dữ liệu.
Kết quả sẽ như hình dưới, biểu đồ bên phải vẫn giữ nguyên được giữ liệu mà hình dạng đã thay đổi.
Thật khó để mô tả chính xác cho bạn biết công dụng của cách làm này để làm gì, nhưng bạn hoàn toàn có thể hình dung cách sử dụng Paste trong Excel dưới vị dụ sau đây, liệu nó có gì khác so với thông thường.
Nếu sử dụng cách copy, paste thông thường. Sau khi thực hiện tpanf bộ giá trị trả về #Value! lỗi.
Kết quả chúng ta vừa thay thế một cột trong công thức bằng chính kết quả đã tính, như vậy loại bỏ hoàn toàn công thức trong đợt sao chép và tạo nên tổng mới với công thức vẫn giữ như cũ.
Tính năng này rất hay được sử dụng trong việc thay thế dãy hàm RAND() với giá trị của nó thay vì cho phép công thức này tự tính toán. Tất nhiên RAND() không phải là một hàm được sử dụng nhiều.
Tính năng Data Validation trong Excel giúp bạn quản lý các cột, bảng dữ liệu rất tốt. Bạn lập ra rất nhiều quy tắc cho chúng nhưng làm thế nào để áp dụng các quy tắc tương tự đó cho một bản tính mới hoặc một cột mới?
Tiếp theo đó là mộ cột có chức danh các phòng ban trong công ty. Đề bài đặt ra làm thế nào để đổi chức danh từ cột này sang cột kia ?
: khi được set Dât Validation, bạn sẽ không thể chỉnh sửa trực tiếp vào ô.
Ngay lâp tức chúng ta đã thấy mọi thiết lập của bảng bên trái đã có thể sử dụng cho bảng bên phải rồi đấy.
Tính năng , cho phép bạn thay thế giá trị hiện tại trong khi vẫn bỏ qua các ô không có giá trị trong dữ liệu gốc. Như vậy bạn sẽ chẳng cần ô giá trị dữ liệu gốc mà vẫn hoàn thành phép tính, không gây ra lỗi. Mặc dù phương pháp này rất ít khi được áp dụng cũng như rất khó để triển khai trên mô hình lớn, tuy nhiên đây cũng là một trong những tính năng rất hay của Paste Special được bổ sung vào.
Hãy tưởng tượng chúng ta có một bảng dữ liệu với rất nhiều kiểu dữ liệu khác nhau, vậy làm thế nào để copy từ dữ liệu cột này sang cột khác mà không hề gây lỗi cho dù cùng định dạng hay khác định dạng.
Ở đây chúng ta có 1 bàng dữ liệu, yêu cầu ở đây là tham chiếu toàn bộ cột xuống phía dưới, vậy ta sẽ làm thế nào?
Trong qua trình copy bạn sẽ dính không ít lỗi định dạng, các loại kích thước.
Kết quả hiện ra ngay chính là cột họ và tên, mặc dù Paste quy chiếu được áp dụng nhiều hơn cho tính toán nhưng qua ví dụ trên chắc hẳn các bạn đã hiểu thêm các sử dụng công cụ này. Và với các dữ liệu không có sẽ trả về giá trị 0.
Sẽ rất khó chịu khi bạn copy dữ liệu từ web, hay từ các chương trình khác mà phải dữ nguyên định dạng, kích thước của chúng vào bảng Excel. Có một cách giúp bạn loại bỏ toàn bộ các điều trên, bắt dữ liệu copy phải theo định dạng bạn đang để, hoặc ít nhất là theo định dạng Excel.
Ở đây chúng ta có 1 bảng chia ra làm 2 kết quả copy với kiểu thường và kiểu Paste đặc biệt.
Ở kiểu bình thường, văn bản vẫn được giữ nguyên kích thước, Font UTM Avo mà chúng tôi sử dụng trước đó.
Font chữ đã được đặt mặc định trở về Calibri, khác hẳn với kiểu trên.
Vậy tính năng này có ích gì cho ban. Hãy tưởng tượng khi bạn copy một đoạn dài trang web, có thể lên đến vài nghìn chữ với vô số định dạng màu sắc. Rất khó để có thể cho chúng về một quy chuẩn trong Excel. Tính năng này trong Word thì lại rất dễ dàng hơn, do đó công cụ Paste Special sẽ giúp bạn giải quyết việc này.