Trình Bày Dữ Liệu Trong Một Biểu Đồ

Nhận biết các thành phần của biểu đồ

Biểu đồ có nhiều thành phần. Một số thành phần trong số này được hiển thị theo mặc định, các thành phần khác có thể được thêm vào khi cần. Bạn có thể thay đổi cách hiển thị của các thành phần biểu đồ bằng cách di chuyển thành phần sang vị trí khác trong biểu đồ, đổi kích cỡ thành phần, hoặc thay đổi định dạng. Bạn cũng có thể loại bỏ thành phần biểu đồ mà bạn không muốn hiển thị.

1. khu vực sơ đồ của biểu đồ.

2. vùng vẽ của biểu đồ.

3. điểm dữ liệu của chuỗi dữ liệu được vẽ trên biểu đồ.

4. Trục ngang (thể loại) và dọc (giá trị) trục mà các dữ liệu được biểu thị dọc theo trong biểu đồ.

5. chú giải của biểu đồ.

6. Một biểu đồ và tiêu đề trục mà bạn có thể dùng trong biểu đồ.

7. Một nhãn dữ liệu mà bạn có thể dùng để xác định các chi tiết của một điểm dữ liệu trong chuỗi dữ liệu.

Sửa đổi biểu đồ cơ bản để đáp ứng nhu cầu của bạn

Sau khi bạn tạo một biểu đồ, bạn có thể sửa đổi bất kỳ thành phần nào của biểu đồ đó. Ví dụ, bạn có thể muốn thay đổi cách hiển thị trục, thêm tiêu đề biểu đồ, di chuyển hoặc ẩn chú giải, hoặc hiển thị thành phần biểu đồ bổ sung.

Để sửa đổi biểu đồ, bạn có thể:

• Bạn có thể chỉ định thang đo của trục và điều chỉnh khoảng cách giữa các giá trị hoặc thể loại được hiển thị. Để giúp biểu đồ của bạn dễ đọc hơn, bạn cũng có thể thêm các nhãn kiểm vào trục và chỉ định khoảng cách mà chúng sẽ xuất hiện.

• Để giúp làm rõ thông tin xuất hiện trong biểu đồ của mình, bạn có thể thêm tiêu đề biểu đồ, tiêu đề trục và nhãn dữ liệu.

• Bạn có thể hiện hoặc ẩn chú giải, thay đổi vị trí chú giải hoặc sửa đổi các mục chú giải. Trong một số biểu đồ, bạn cũng có thể hiển thị bảng dữ liệu Hiển thị phím chú giải và các giá trị được trình bày trong biểu đồ.

• Các đường đặc biệt (chẳng hạn như đường cao-thấp và đường xu hướng), thanh (chẳng hạn như thanh lên-xuống và thanh lỗi), đánh dấu dữ liệu, và các tùy chọn khác sẵn dùng cho những loại biểu đồ khác.

Thêm định dạng bắt mắt vào biểu đồ

Ngoài việc áp dụng kiểu biểu đồ định sẵn, bạn có thể dễ dàng áp dụng định dạng cho từng thành phần biểu đồ riêng lẻ chẳng hạn như đánh dấu dữ liệu, khu vực biểu đồ, vùng vẽ, số và văn bản trong tiêu đề và nhãn để mang lại diện mạo tuỳ chỉnh, bắt mắt cho biểu đồ của bạn. Bạn có thể áp dụng các kiểu hình dạng và kiểu WordArt cụ thể, và cũng có thể định dạng các hình và văn bản của thành phần biểu đồ the o cách thủ công.

Để thêm định dạng, bạn có thể:

• Bạn có thể sử dụng các dạng tô màu, hoạ tiết, ảnh và chuyển màu để giúp thu hút sự chú ý vào các thành phần biểu đồ cụ thể.

• Bạn có thể sử dụng màu, kiểu đường kẻ và độ dày của đường để nhấn mạnh các thành phần biểu đồ.

• Bạn có thể áp dụng các hiệu ứng đặc biệt, chẳng hạn như đổ bóng, phản chiếu, vầng sáng, cạnh mờ, góc xiên và xoay 3-D cho các hình của thành phần biểu đồ, mang lại diện mạo hoàn chỉnh cho biểu đồ của bạn.

• Bạn có thể định dạng văn bản và số trong tiêu đề, nhãn và hộp văn bản trên biểu đồ như đối với văn bản và số trên trang tính. Để làm nổi bật văn bản và số, bạn thậm chí có thể áp dụng các kiểu WordArt.

Dùng lại biểu đồ bằng cách tạo mẫu biểu đồ

Nếu bạn muốn dùng lại một biểu đồ mà bạn đã tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu của mình, bạn có thể lưu biểu đồ đó dưới dạng mẫu biểu đồ (*.crtx) trong thư mục mẫu biểu đồ. Khi bạn tạo một biểu đồ, bạn có thể áp dụng mẫu biểu đồ như đối với bất kỳ loại biểu đồ dựng sẵn nào khác. Thật ra, mẫu biểu đồ chính là loại biểu đồ tùy chỉnh - bạn cũng có thể dùng chúng để thay đổ i loại biểu đồ của biểu đồ hiện có. Nếu bạn thường xuyên sử dụng một mẫu biểu đồ cụ thể, thì bạn có thể lưu nó dưới dạng loại biểu đồ mặc định.

Đầu Trang

Chèn biểu đồ bằng cách nhúng biểu đồ vào tài liệu của bạn

Khi bạn nhúng biểu đồ Excel, thì thông tin trong tệp Word sẽ không thay đổi nếu bạn thay đổi tệp Excel nguồn. Các đối tượng nhúng trở thành một phần của tệp Word và sau khi được chèn thì không còn một phần của tệp nguồn nữa.

Vì thông tin hoàn toàn được chứa trong tài liệu Word, nên việc nhúng sẽ hữu ích khi bạn không muốn thông tin này phản ánh các thay đổi trong tệp nguồn, hoặc khi bạn không muốn người nhận tài liệu bận tâm đến việc cập nhật thông tin được nối kết.

Đầu Trang

Dán biểu đồ Excel được nối kết vào tài liệu của bạn

Bạn có thể tạo và sao chép biểu đồ trong trang tính Excel 2007 bên ngoài và dán phiên bản biểu đồ được nối kết vào tài liệu Word của mình. Khi nối kết biểu đồ, thông tin có thể được cập nhật khi sửa đổi trang tính Excel bên ngoài. Dữ liệu nối kết được lưu trữ trong trang tính Excel. Tài liệu Word chỉ lưu trữ chỉ vị trí của tệp nguồn và hiển thị thông tin đại diện cho dữ liệu nối kết.

Việc liên kết cũng hữu ích khi bạn muốn bao gồm thông tin được lưu giữ độc lập, chẳng hạn như dữ liệu được thu thập bởi bộ phận khác và khi bạn cần cập nhật thông tin đó trong một tài liệu Word. Để biết thêm thông tin về cách tạo biểu đồ trong Excel, hãy xem mục Tạo biểu đồ.

1. Trong Excel, hãy chọn biểu đồ bằng cách bấm vào đường viền của biểu đồ, sau đó trên tab , trong nhóm , hãy bấm .

   Biểu đồ bị loại bỏ, nhưng dữ liệu vẫn nằm trong Excel.

2. Trong Word, hãy bấm vào nơi bạn muốn chèn biểu đồ vào tài liệu.

3. Trên tab , trong nhóm , bấm .

   Nút chỉ báo rằng biểu đồ được nối kết với dữ liệu trong Excel.

4. Lưu tài liệu Word có biểu đồ mà bạn đã nối kết với dữ liệu trong Excel.

   Khi bạn mở lại tài liệu Word, hãy bấm để cập nhật dữ liệu Excel.

Bạn cũng có thể tạo dạng trình bày thông tin trực quan bằng cách sử dụng đồ họa SmartArt. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tạo đồ họa SmartArt.

Đầu Trang

Sắp xếp dữ liệu trang tính Excel

Đối với hầu hết biểu đồ, như biểu đồ cột hoặc thanh, bạn có thể vẽ dữ liệu do mình sắp xếp theo hàng hoặc cột trên trang tính thành một biểu đồ. Tuy nhiên, một số loại biểu đồ (như biểu đồ hình tròn hoặc bong bóng) yêu cầu cách thức sắp xếp dữ liệu cụ thể.

1. Trên trang tính, hãy sắp xếp dữ liệu mà bạn muốn vẽ trong biểu đồ.

   Dữ liệu có thể được sắp xếp theo hàng hoặc cột - Excel sẽ tự động xác định cách tốt nhất để vẽ dữ liệu trong biểu đồ. Một số loại biểu đồ (như biểu đồ hình tròn hoặc bong bóng) yêu cầu cách thức sắp xếp dữ liệu cụ thể như mô tả trong bảng sau.

   Biểu đồ cột, thanh, đường, khu vực, bề mặt hoặc radar

   Trong các cột hoặc các hàng, chẳng hạn như:

   Hoặc:

   Biểu đồ hình tròn hoặc vành khuyên bị cắt

   Đối với một chuỗi dữ liệu, trong một cột hoặc hàng dữ liệu và một cột hoặc hàng nhãn dữ liệu, chẳng hạn như:

   Hoặc:

   Đối với nhiều chuỗi dữ liệu, trong nhiều cột hoặc hàng dữ liệu và một cột hoặc hàng nhãn dữ liệu, chẳng hạn như:

   Hoặc:

   Biểu đồ XY (phân tán) hoặc bong bóng

   Trong các cột, đặt giá trị x trong cột đầu tiên và giá trị y tương ứng rồi đến giá trị kích cỡ bong bóng trong cột liền kề, như thế này:

   Biểu đồ chứng khoán

   Trong các cột hoặc hàng theo thứ tự sau, dùng tên hoặc ngày làm nhãn:

   giá trị cao, giá trị thấp và giá trị đóng cửa

   LIKE

   Ngày

   Cao

   Thấp

   Đóng

   1/1/2002

   46,125

   42

   44,063

   Hoặc:

2. Chọn các ô chứa dữ liệu mà bạn muốn sử dụng cho biểu đồ.

   Nếu bạn chỉ chọn một ô, Excel sẽ tự động vẽ tất cả các ô chứa dữ liệu liền kề với ô đó vào biểu đồ. Nếu các ô mà bạn muốn vẽ trong khu vực biểu đồ không nằm trong một phạm vi liên tục, bạn có thể chọn các ô hoặc phạm vi không liền kề miễn là vùng chọn có hình chữ nhật. Bạn cũng có thể ẩn các hàng hoặc cột mà bạn không muốn vẽ trong biểu đồ.

   Một khoảng các ô

   Bấm vào ô đầu tiên trong khoảng này rồi kéo tới ô cuối cùng hoặc nhấn giữ SHIFT trong khi bạn nhấn các phím mũi tên để mở rộng vùng chọn.

   Bạn cũng có thể chọn ô đầu tiên trong khoảng này rồi nhấn F8 để mở rộng vùng chọn bằng cách sử dụng các phím mũi tên. Để dừng việc mở rộng vùng chọn, hãy nhấn F8 một lần nữa.

   Tất cả ô trên trang tính

   Bấm nút .

   Để chọn toàn bộ trang tính, bạn cũng có thể nhấn Ctrl+A.

   Nếu trang tính có chứa dữ liệu, nhấn Ctrl+A sẽ chọn vùng hiện tại. Nhấn Ctrl+A lần thứ hai sẽ chọn toàn bộ trang tính.

   Phạm vi các ô hoặc các ô không liền kề

   Chọn ô đầu tiên hoặc phạm vi ô rồi nhấn giữ Ctrl trong lúc chọn các ô hay phạm vi khác.

   Bạn cũng có thể chọn ô đầu tiên hoặc phạm vi ô rồi nhấn Shift+F8 để thêm một ô hay một phạm vi ô không liền kề khác vào vùng chọn. Để ngừng thêm ô hay các phạm vi ô vào vùng chọn, nhấn Shift+F8 lại.

   Bạn không thể hủy bỏ chọn một ô hoặc một phạm vi ô ở một vùng chọn không liền kề mà không hủy bỏ toàn bộ vùng chọn đó.

   Toàn bộ hàng hoặc cột

   Hãy bấm đầu đề hàng hoặc cột.

   1. Đầu đề hàng

   2. Đầu đề cột

   Bạn cũng có thể lựa chọn các ô trong một hàng hay cột bằng cách chọn ô đầu tiên rồi nhấn Ctrl+Shift+phím Mũi tên (Mũi tên Phải hoặc Mũi tên Trái đối với hàng, Mũi tên Lên hoặc Mũi tên Xuống đối với cột).

   Nếu hàng hoặc cột đó chứa dữ liệu, nhấn Ctrl+Shift+phím Mũi tên sẽ chọn hàng hoặc cột đó tới ô được dùng lần cuối. Nhấn Ctrl+Shift+phím Mũi tên lần thứ hai sẽ chọn toàn bộ hàng hoặc cột.

   Ô đầu tiên hoặc ô cuối cùng trên một trang tính hoặc trong một bảng Microsoft Office Excel

   Hãy nhấn Ctrl+Home để chọn ô đầu tiên trên trang tính hoặc trong danh sách Excel.

   Hãy nhấn Ctrl+End để chọn ô cuối cùng trên trang tính hoặc trong danh sách Excel chứa dữ liệu hoặc định dạng.

   Để hủy bỏ một vùng chọn ô, hãy bấm vào bất kỳ ô nào trên trang tính.

1. Trên tab , trong nhóm , thực hiện một trong các việc sau:

   • Bấm vào loại biểu đồ, sau đó bấm vào loại con của biểu đồ mà bạn muốn sử dụng.

   • Một Mẹo hiển thị tên của loại biểu đồ khi bạn dừng con trỏ chuột trên loại biểu đồ hoặc loại con của biểu đồ bất kỳ. Để biết thêm thông tin về các loại biểu đồ mà bạn có thể sử dụng, hãy xem Các loại biểu đồ sẵn có.

2. Theo mặc định, biểu đồ được đặt vào trang tính dưới dạng biểu đồ nhúng. Nế́u bạn muốn đặt biểu đồ trong trang tính biểu đồ riêng biệt, bạn có thể thay đổi vị trí của nó bằng cách làm như sau:

   1. Bấm vào biểu đồ nhúng để chọn nó.

      Thao tác này sẽ hiển thị tab .

   2. Trên tab , trong nhóm , bấm .

   3. Dưới , thực hiện một trong các việc sau:

      • Đê ̉hiển thị biểu đồ trong trang tính biểu đồ, bấm .

        Nếu bạn muốn thay thế tên được đề xuất cho biểu đồ, bạn có thể gõ tên mới vào hộp mới.

      • Để hiển thị biểu đồ như một biểu đồ nhúng trong trang tính, bấm , sau đó bấm vào một trang tính trong hộp .

• Để tạo nhanh một biểu đồ dựa trên loại biểu đồ mặc định, hãy chọn dữ liệu mà bạn muốn sử dụng cho biểu đồ, rồi nhấn ALT+F1. Khi bạn nhấn ALT+F1, biểu đồ sẽ được hiển thị dưới dạng biểu đồ được nhúng.

• Khi bạn tạo biểu đồ, Excel sẽ xác định hướng của chuỗi dữ liệu dựa trên số lượng hàng và cột trong trang tính được bao gồm trong biểu đồ. Sau khi bạn tạo biểu đồ, bạn có thể thay đổi cách các hàng và cột ở trang tính được biểu thị trong biểu đồ bằng cách chuyển hàng thành cột hoặc ngược lại.

• Nếu bạn không còn cần biểu đồ nữa, bạn có thể xoá nó. Bấm vào biểu đồ để chọn nó, rồi nhấn DELETE.

Đầu Trang

Thay đổi định dạng của thành phần biểu đồ theo cách thủ công

1. Bấm vào biểu đồ hoặc thành phần biểu đồ mà bạn muốn thay đổi kiểu, hoặc làm như sau để chọn một thành phần biểu đồ từ danh sách các thành phần biểu đồ.

   1. Bấm vào một biểu đồ để hiển thị .

   2. Trên tab , trong nhóm , hãy bấm vào mũi tên bên cạnh hộp , rồi bấm vào thành phần biểu đồ mà bạn muốn.

2. Trên tab , thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:

   1. Để định dạng bất kỳ thành phần biểu đồ nào được chọn, trong nhóm , hãy bấm vào , rồi chọn tùy chọn định dạng mà bạn muốn.

   2. Để định dạng hình của một thành phần biểu đồ được chọn, trong nhóm , hãy bấm vào kiểu bạn muốn hoặc bấm , , hoặc , rồi chọn tùy chọn định dạng mà bạn muốn.

   3. Để định dạng văn bản của một thành phần biểu đồ được chọn bằng cách dùng WordArt, trong nhóm , hãy bấm vào kiểu bạn muốn hoặc bấm , , hoặc , rồi chọn tùy chọn định dạng mà bạn muốn.

      Sau khi bạn áp dụng một kiểu WordArt, bạn không thể loại bỏ định dạng WordArt. Nếu bạn không muốn dùng kiểu WordArt mà bạn đã áp dụng, bạn có thể chọn một kiểu WordArt khác, hoặc bạn có thể bấm trên để trở về định dạng văn bản trước đó.

      Để dùng định dạng văn bản thường xuyên để định dạng văn bản trong các thành phần biểu đồ, bạn có thể bấm chuột phải hoặc chọn văn bản, rồi bấm vào tùy chọn định dạng mà bạn muốn trên . Bạn cũng có thể sử dụng các nút định dạng trên Ribbon (tab , nhóm ).

Đầu trang

Thêm tiêu đề biểu đồ

Thêm tiêu đề trục

Thêm nhãn dữ liệu

Bấm vào biểu đồ bạn muốn hiển thị hoặc ẩn các trục hoặc đường lưới, rồi bấm vào nút .

Đầu trang

Di chuyển biểu đồ

Đầu trang

Đổi kích cỡ biểu đồ

Để đổi kích cỡ biểu đồ, hãy thực hiện một trong những thao tác sau đây:

• Bấm vào biểu đồ, rồi kéo núm điều khiển đổi cỡ đến kích cỡ mà bạn muốn.

• Trên tab , trong nhóm , hãy nhập kích cỡ vào hộp và .

Để biết thêm các tùy chọn đổi cỡ, trên tab , trong nhóm , bấm vào công cụ khởi động . Trên tab , bạn có thể chọn các tùy chọn để đổi kích cỡ, xoay hoặc lấy tỷ lệ biểu đổ.

Đầu Trang