Tạo Header, Footer Và Mục Lục Cho Tài Liệu Word 2007
a. Thêm vào số trang, ngày giờ
Nếu bạn không chắc cái gì gọi là headers and footers, thì hãy nghĩ đến việc định dạng trang sách. Thông thường tên sách thường xuất hiện ở đầu mỗi trang và tên chương xuất hiện trang đối diện và ở dưới là số trang.
Đó là một dạng thể hiện của Header và Footer, nó được ứng dụng một cách tương tự trong Word. Thường thì có thể bạn muốn đánh dấu số trang trong suốt tài liệu. Các thông tin khác như tên tài liệu, tác giả, ngày in; tên công ty, địa chỉ email, địa chỉ web; tên file và vị trí file.
Không có qui luật cụ thể nào với Header và Footer, trong Word 2007, bạn có thể tạo ra Header và Footer theo ý của mình.
b. Đánh dấu số trang
Số trang (Page numbers) là sử dụng thông thường nhất của Header hoặc Footer, vì nó thật sự cần thiết cho tài liệu. Để đánh dấu số trang vào tài liệu ta làm như sau:
- Trên Tab Insert, trong nhóm ...Nội dung chỉ dành cho thành viên...
- Chọn nơi mà số trang xuất hiện, ví dụ như trên, dưới, ở giữa...
- Sau đó chọn kiểu con số trong thư viện.
Số trang được áp dụng trong suốt tài liệu và chúng cũng được thay đổi nếu bạn xóa hay thêm vào số trang trong tài liệu.
c.Thêm vào ngày tháng hiện tại
Một vài Headers và Footers có sẵn trong thư viện bao gồm một Text Area (khu vực chèn văn bản) đặc biệt cho việc chèn ngày giờ. Nhưng bạn cũng có thể chèn ngày giờ hiện tại độc lập với Headers và Footers. Cách làm như sau:
Ngày giờ hiện tại sẽ cho bạn biết bất khi nào bạn mở tài liệu ra. Bạn cũng có thể cập nhật khi file được mở và điều chỉnh lại trước khi in ấn.
d. Thêm tên file và đường dẫn đến file
Một kiểu Headers hoặc Footers thông thường khác là thêm tên cho tài liệu và đường dẫn đến nơi tài liệu được lưu trữ. Để chèn thông tin này một lần nữa bạn phải sử dụng Field (trường nội dung).
Hãy làm theo cách hướng dẫn sau:
Field FileName cho bạn cách cập nhật đường dẫn một cách tự động nếu bạn di chuyển tài liệu đi nơi khác.
Bạn được chuyển một tài liệu và bạn cảm thấy cần xóa bỏ nội dung của Header hay Footer.
1 Giả sử một thông tin ở Footer, chẳng hạn đường dẫn của tài liệu không còn cần thiết.
2 Trong nhóm Header & Footer, chọn Footer.
3 Chọn Remove Footer.
Số trang và Header cũng có chứa lệnh Remove với tác dụng tương tự.
Với trang bìa bạn sẽ không cần số trang cũng như Header và Footer.
Đối với các phần đầu, chẳng hạn như Mục Lục, Header và Footer nên thể hiện sao cho người đọc biết đây chưa phải là nội dung chính.
Với các chương, Header và Footer lúc này rất cần thiết để định hướng cho người đọc, nhắc cho họ biết mình đang xem phần nào và ai là tác giả.
Bạn đã biết một điểm tiện dụng của Header và Footer là chỉ cần tạo một lần và có thể dùng xuyên suốt cả tài liệu. Nhưng với một tài liệu có nhiều phần bạn cần nhiều quyền kiểm soát Header và Footer hơn.
Phải làm như thế nào? hãy xem phần tiếp theo sau đây
b.Tạo ra thành những phần khác nhau
c. Cách phân chia từng section
Bạn chèn section break trong phần chính của tài liệu, chứ không phải bất cứ nơi nào trong không gian header và footer. Chính vì vậy, bạn phải đóng màn hình làm việc của Header và Footer trước khi thực hiện các bước sau đây:
Word sẽ tạo ra một section break ở vị trí phía trên con trỏ chuột.
1 Footer này chỉ phần kết thúc của phần 1.
2 Header bên dưới bắt đầu phần 2.
3 Tab Same as Previous. Nó có ý nghĩa gì?
Những điểm trên có thể giải thích như sau:
e. Cách tạo ra sự khác biệt cho trang đầu tiên
Khi bạn sử dụng thư viện Header và Footer được thiết kế sẵn, bạn sẽ thấy một số được tạo ra để dành riêng cho trang chẵn và lẻ. Nội dung của Header và Footer được đặt ở góc của trang, giống như trong thiết kế của các trang đối diện trong các quyển sách. Nếu bạn muốn in ra và đóng tài liệu của mình, có thể bạn sẽ cần định dạng tương tự.
Xin TTTH chỉ cách đánh số trang trong Word theo kiểu đối xứng đẹp giống sách in?Em thấy cách sách in (2 mặt) có kiểu đánh số trang rất hay, dễ nhìn ví dụ trang lẻ 1,3,5... số trang hiện ở bên phải lề, sang các trang chẵn 2,4,6... số trang lại được hiện ở bên trái như vậy đối xứng rất dễ nhìn.
(Chú ý, video chỉ dành cho thành viên đã đăng ký)
Mô tả cách làm (Dành cho bạn nào xem video mà chưa hiểu):- Bước 1:
- Bước 2:
Tất cả những việc đó, và còn nhiều hơn, đề có thể thực hiện.
Bạn muốn thay đổi nhiều hơn nữa? Word 2007 cho người dùng nhiều tùy chọn để chọn lựa trong hộp thoại Modify Style, nhưng hãy luôn nhớ chọn Style mà bạn muốn thay đổi trong hộp thoại Style trước khi thực hiện chức năng Modify Style.
Bạn có thể thực hiện các thay đổi nhỏ mà không cần rời khỏi hộp thoại Table of Contents.
Chẳng hạn thay đổi các gạch đứt quãng giữ các đề mục và số trang (gọi là Tab Leader), hoặc thay đổi canh dòng (align) của số trang.
Nếu bạn từng sử dụng trường trong Word có lẽ bạn đã thấy được sức mạnh của nó. Hãy học sử dụng các trường để tạo Mục Lục.
c. Bạn có thể thực hiện nhiều thay đổi hơn nữa
Bạn có thể dùng hộp thoại Table of Contents để xóa số trang, tuy nhiên nếu bạn chỉ muốn xóa số trang ở cấp 2 và 3 thì bạn sẽ phải nhờ tới switch n bằng cách gõ:
Bạn sẽ dùng trường TC khi nào?
Đây là cách tạo ra trường TC:
Nếu bạn muốn cảm ơn, vui lòng sử dụng các icon Facebook phía dưới cùng để chia sẻ cho bạn bè mình. Đó là cách để giới thiệu cũng như giúp chúng tôi phát triển.